Besucherverwaltung mit GARAIO ROOMS

GARAIO ROOMS unterstützt Sie dabei, Ihre Besucher willkommen zu heissen sowie ihren Aufenthalt übersichtlich und reibungslos zu organisieren.
Besucherverwaltung nach Mass mit GARAIO ROOMS.

Professionelle Besucherverwaltung mit GARAIO ROOMS

Übersicht

Einfache, klare Ansichten, die Mitarbeitenden schnell alle relevanten Informationen zur Verfügung stellen.

Effizienz

Unterstützung von Workflows und Prozessen, um involvierte Stellen zu koordinieren und Aufgaben rasch zu erledigen.

Sicherheit

Übersicht zu ankommenden, anwesenden und abreisenden Besuchern garantiert ständige Kontrolle der Besucherströme.

Professioneller Kundenempfang

Der Empfang ist die Visitenkarte einer Unternehmung. Freundlich, schnell und kompetent sollen Besucher empfangen werden. Viele Fäden laufen hier zusammen. Hausdienst, Lieferanten, interne und externe Besucher, Catering sowie eingehende Anrufe müssen koordiniert werden, oftmals alles gleichzeitig.

GARAIO ROOMS als optimale Besucherverwaltung Software hilft dabei, Ordnung und Überblick zu behalten. Individuell anpassbare Ansichten und Listen, Unterstützung von Workflows und Prozesse und eine ständige Kontrolle über ankommende, anwesende und abreisende Besucher machen den hektischen Alltag von Empfangsmitarbeitenden leichter zu beherrschen.

Gestalten Sie den Aufenthalt Ihrer Besucher angenehm, sicher und reibungslos

Der erste Eindruck ist der, der zählt. Denn wie sehr Sie Ihre Gäste schätzen, wird bereits sichtbar, wenn Sie sie empfangen. Die Besucherverwaltung von GARAIO ROOMS hilft Ihnen, Ihre Besucher willkommen zu heissen und ihren Aufenthalt perfekt zu organisieren. In wenigen Schritten erfassen Sie alle nötigen Informationen und behalten während der gesamten Besuchsdauer zu jeder Zeit den Überblick – vom Eintreffen der Gäste bis hin zur Abreise.

Diverse smarte Funktionen sorgen dafür, dass Sie mit professionellen, einwandfreien Abläufen bei Ihren Besuchern punkten: Bei der Registrierung eines Gastes erfassen die Empfangsmitarbeiter die ausgehändigten Besucherpässe und der Gastgeber wird innert Sekunden über das Eintreffen informiert. Digitale Anzeigen leiten Besucher bei Bedarf ohne Interaktion zu den richtigen Räumen. Dank Echtzeitbenachrichtigungen bleiben sämtliche involvierten Stellen zudem jederzeit darüber infomiert, wenn sich ein geplanter Ablauf verändert. Um die nötige Kontrolle über die Besucherströme zu wahren und die Sicherheit zu gewährleisten, sind die Besucherdaten zu jedem Zeitpunkt in übersichtlicher Form abrufbereit.

01 -

Aktuelle Informationen

Einfache und klare Übersicht sämtlicher relevanten Aktivitäten im Haus.

Um schnell und effizient arbeiten zu können, müssen Mitarbeitende ihre Hilfsmittel möglichst individuell ihren Bedürfnissen anpassen können. GARAIO ROOMS kann durch gespeicherte Listenansichten den persönlichen Anforderungen entsprechend konfiguriert werden. Das heisst, jeder Mitarbeitende kann für sich eine beliebige Anzahl an Listen erstellen, benennen und abspeichern. Eine Favoritenliste wird immer als Standard angezeigt. Alle weiteren Ansichten können in einer DropDown Box mit nur zwei Klicks gewählt werden. Besonders nützliche Ansichten können für weitere Nutzer zum Abonnieren freigegeben werden. Ebenso lassen sich Ansichten von Administratoren an alle Nutzer als globale Listen verteilen. So sind bereits bei der Inbetriebnahme von GARAIO ROOMS hilfreiche Ansichten einfach verfügbar.

02 -

Individuelle Ansichten

Individuell anpassbare Ansichten und Listen pro Mitarbeitenden, zur effizienten und einfachen Arbeit.

Um schnell und effizient arbeiten zu können, müssen Mitarbeitende ihre Hilfsmittel möglichst individuell ihren Bedürfnissen anpassen können. GARAIO ROOMS kann durch gespeicherte Listenansichten den persönlichen Anforderungen entsprechend konfiguriert werden. Das heisst, jeder Mitarbeitende kann für sich eine beliebige Anzahl an Listen erstellen, benennen und abspeichern. Eine Favoritenliste wird immer als Standard angezeigt. Alle weiteren Ansichten können in einer DropDown Box mit nur zwei Klicks gewählt werden. Besonders nützliche Ansichten können für weitere Nutzer zum Abonnieren freigegeben werden. Ebenso lassen sich Ansichten von Administratoren an alle Nutzer als globale Listen verteilen. So sind bereits bei der Inbetriebnahme von GARAIO ROOMS hilfreiche Ansichten einfach verfügbar.

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Echtzeitbenachrichtigung

Echtzeitbenachrichtigung bei Änderungen von Buchungen und Dienstleistungen.

Fehlende Informationen über Buchungen, Änderungen oder Absagen verursachen kostspielige Leerläufe. Catering wird geliefert, obwohl die Sitzung abgesagt wurde. Es werden Umstuhlungen ausgeführt, obwohl diese nicht mit der Teilnehmerzahl kompatibel sind. Oder es werden zu wenig Parkplätze reserviert, weil diese nicht direkt einer Buchung zugeordnet werden können und somit die Übersicht fehlt.

Dank Echtzeitbenachrichtigungen an alle involvierten Stellen, können diese Fehler verhindert werden. Hausdienst, Empfang und Cateringdienstleister sind jederzeit informiert und können ihre Aktivitäten entsprechend planen. Mit der kostenlosen Service App von GARAIO ROOMS ist es Dienstleistern möglich, aktuelle Bestellungen, Änderungen und Stornierungen auf einem Tablet anzuzeigen und so auch unterwegs stets auf dem aktuellsten Stand zu bleiben.

04 -

Buchungsverwaltung

Einfach Buchungen bestätigen, verändern oder via Drag&Drop auf eine andere Zeit, Datum oder Raum verschieben.

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Manchmal muss es schnell gehen. Wer sitzt gerade in welchem Meetingraum? In welchen Raum wurde das Marketingmeeting verschoben? Welche Raumreservationen wurden noch nicht freigegeben? Sie wollen diese Informationen in sekundenschnelle abrufen können. Dank GARAIO ROOMS stehen diese Informationen auch unter Zeitdruck problemlos zur Verfügung.

Die Kalenderansicht von GARAIO ROOMS kann Buchungen mit bestimmten Merkmalen hervorheben. Buchungen mit Equipment, Catering, Parkplätzen oder solche, die zu einem Anlass gehören sind so mit einem Klick gefunden.

Standardfunktionalitäten von Outlook wie Drag&Drop sind sowohl im Outlook Plugin als auch in der Webapplikation möglich. Teilnehmer werden automatisch über Änderungen informiert, ohne das der Versand der E-Mail manuell bestätigt werden muss.

05 -

Equipmentverwaltung

Mit GARAIO ROOMS kann mobiles Equipment verwaltet werden; entweder in Verbindung mit einer Buchung oder unabhängig davon.

Screen vergrössern

Mit GARAIO ROOMS kann Equipment unabhängig von Buchungen verwaltet werden. Mobile Beamer, Flipcharts, Audiotechnik und weitere bewegliche Einheiten können gebucht werden. Die Bestände werden in Echtzeit angepasst, so dass nicht mehr Geräte als verfügbar zur Reservierung bereit stehen. Equipment kann auf Kostenstellen verrechnet werden. Serienbuchungen sind möglich als auch eventuell notwendige Vor-/Nachlaufzeiten erfasst werden.

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Automatische Vor- / Nachlaufzeiten

GARAIO ROOMS berücksichtigt auf Wunsch automatisch Vor- und Nachlaufzeiten für Umstuhlungen und Aufräumarbeiten.

GARAIO ROOMS unterstützt die optimale Auslastung und Administration von Ressourcen dank automatisch berechneten Vor- und Nachlaufzeiten. Dazu werden Reservierungen, basierend auf anstehenden Tätigkeiten wie Umstuhlungen, Audio- / Videovorbereitung oder Aufräumarbeiten, vor- und/oder nachgelagert verlängert. So können Dienstleistende sicher sein, genügend Zeit für Arbeiten zur Verfügung zu haben und Buchende wissen, dass das Sitzungszimmer zum Start der Reservation tatsächlich bereit ist.

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Ihre Ansprechperson

Beat Rohrbach

Head of Products