Raumverwaltung

Mit der Raumverwaltungs-Software GARAIO ROOMS nutzen Sie Ihre vorhandenen Sitzungszimmer optimal und behalten jederzeit den nötigen Überblick.
Optimieren Sie die Auslastung Ihrer Sitzungszimmer.

Das zeichnet GARAIO ROOMS aus

Effizient

Prozesse automatisieren, Auslastung optimieren, Produktivität steigern.

Flexibel

Auf dem schnellsten Weg zur optimalen Ressource, egal von wo oder welchem Device.

Wirtschaftlich

Erreichen des ROI innerhalb nur eines Jahres.

Effiziente Raumverwaltung mit der Software GARAIO ROOMS

Jede Veranstaltung, jedes Meeting hat eigene Rahmenbedingungen – für die Organisatoren bedeutet die Abdeckung sämtlicher Wünsche innert nützlicher Frist oftmals eine grosse Herausforderung. GARAIO ROOMS unterstützt Sie im gesamten Planungsprozess und vereinfacht die Raumverwaltung. Ob Räume, Bestuhlungen, unterstützendes Equipment oder der Bezug von weiteren Dienstleistungen – GARAIO ROOMS optimiert Ihren Such- und Reservationsprozess: Einfach und flexibel suchen und buchen Sie Räume und Equipment, egal von welchem Device, ob via Outlook oder Web.

Vielfältigste Funktionen einfach nutzbar

Sie bewirtschaften und koordinieren Sitzungszimmer sowie zugehöriges Equipment und Dienstleistungen? GARAIO ROOMS unterstützt und erleichtert den gesamten Buchungsprozess bereits ab der Raumsuche, über die Zusammenarbeit mit unterschiedlichen Dienstleistern bis hin zur Auswertung der Auslastung Ihrer Ressourcen mittels übersichtlicher Reportings. Mit der Software GARAIO ROOMS setzen Sie auf eine optimierte Raumverwaltung und erhöhte Mitarbeiterproduktivität.

01 -

Integration mit Outlook

Mit GARAIO ROOMS Räume, Parkplätze, Dienstleistungen und weiteres Equipment direkt in Outlook buchen.

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Outlook ist ein unverzichtbares Arbeitsinstrument in Ihrem Unternehmen? GARAIO ROOMS stellt mit seinem Outlook Plugin eine integrierte, ergonomische Oberfläche zur Verfügung und bietet damit zusätzliche Arbeitserleichterung.

Unter anderem durch umfassende Suchfunktionen nach bestehenden Reservationen, diverse Filterkriterien für die Suche nach passenden Räumen, integrierte Verwaltung von Dienstleistungen und Services, eine Orientierungshilfe mittels Plannavigation, Berechtigungs- und Rollenkonzepte oder das Erfassen von komplexen Kosten- und Statistikmodellen.

Bei Reservieren von Räumen aus dem Outlook können Benutzer beim Erstellen eines Kalendereintrags zudem über ein Zusatzfenster definieren, ob der Reservation noch weitere Services (wie Bestuhlung, Catering, Equipment) hinzugefügt werden sollen. Outlook schickt eine Reservationsanfrage an GARAIO ROOMS und liefert die entsprechenden Suchresultate.

Das Feld „Location“ im Outlook-Kalendereintrag wird von GARAIO ROOMS automatisch ausgefüllt. Sollte sich an der erstellten Reservation etwas ändern – kein Problem: Per Klick kann die Buchung storniert oder weiter bearbeitet werden – beispielsweise, um nachträchlich die Bestuhlungsart zu korrigieren oder zusätzliche Cateringbestellungen aufzugeben.

Die Schnittstelle zu Outlook übermittelt die Daten bidirektional: Reservationen, die in GARAIO ROOMS getätigt wurden, können in Outlook übernommen werden, Exchange Ressourcen werden synchronisiert. Der Outlook-Kalender wird so stets auf dem aktuellen Stand gehalten.

02 -

Mobile Devices

Flexibel und schnell Räume, Equipment und Dienstleistungen buchen, egal von wo oder welchem Device.

Ob Tablet oder Smartphone, ob iPhone, Android oder Windows basierend – GARAIO ROOMS unterstützt Buchungen von Ressourcen auch von unterwegs. Die gängigsten Funktionen, wie die Suche nach einem freien Raum unter Beachtung bestimmter Kriterien, das Buchen eines Raumes und zusätzlichem Equipments (z.B. Beamer), das Einladen von Teilnehmern sowie das Verwalten und Stornieren von Buchungen etc. sind dabei verfügbar.

QR Codes dienen zur Identifikation von Personen oder auch Ressourcen. So kann über eine weitere Funktion durch Scannen des Ressourcen QR Codes (z.B. direkt am Sitzungszimmer) ermittelt werden, ob die Ressource besetzt oder frei ist. Eine Buchung erstellen Sie dann mit nur einem einzigen Klick – schneller geht es nicht.

Supportprozesse unterstützt GARAIO ROOMS mit einer massgeschneiderten App: Dienstleister profitieren von einer Tablet Lösung, die alle Bestellungen nach Lieferzeitpunkt auflistet. In der App sind kurzfristige Änderungen sowie Stornierungen auf einen Blick erkennbar. Die jeweilige Auslieferung kann der Dienstleister einfach und schnell durch Knopfdruck bestätigen.

03 -

Optimierung mit Sensorik

Smart ROOMS – Die GARAIO ROOMS Sensorenlösung, die Ihnen zur optimalen Raumauslastung verhilft.

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Smart ROOMS hilft Ihnen die Nutzung der vorhandenen Räume zu optimieren. Unsere Sensoren kontrollieren, ob ein gebuchter Raum auch tatsächlich genutzt wird. Sie erfassen zuverlässig, ob zur gebuchten Zeit wirklich Personen im Raum sind. Ist dies nicht der Fall, wird die Buchung nach einer bestimmten Zeitdauer storniert und der Raum zur weiteren Nutzung freigegeben.

Fällt die Dauer eines Meetings viel kürzer als geplant aus, kommt wiederum Smart ROOMS ins Spiel. Die Sensoren erkennen, wenn sich keine Personen mehr im Raum befinden, aktualisieren sodann die Buchung und geben den Raum entsprechend früher frei.

Auch automatische Buchungen können durch Smart ROOMS angelegt werden. So zum Beispiel bei grundsätzlich nicht buchbaren Räume, wie beispielsweise Ruhezonen. Ermitteln die Sensoren die Nutzung des jeweiligen Raumes bzw. der jeweiligen Zone, werden die Daten zu statistischen Zwecken gespeichert. Über Info Screens kann dann den Mitarbeitern angezeigt werden, welche der nicht buchbaren Räume/Zonen bereits besetzt sind.

Sie möchten sich ein konkretes Bild von der effektiven Nutzung Ihrer Räume und Arbeitsplätze machen? Auch hier haben wir die ideale Lösung zur Hand: GARAIO INSIGHTS. Die mietbare Sensorenlösung liefert Ihnen aufschlussreiche Daten zur tatsächlichen Raumauslastung und –nutzung. Konkrete Reports zur tatsächlichen Ressourcennutzung werden auch das Management überzeugen, dass der Einsatz von GARAIO ROOMS Kosten zu sparen hilft.

04 -

Catering & Services

GARAIO ROOMS bietet Raumverwaltung mit integriertem Catering- und Dienstleistungsmanagement.

Das Dienstleistungs-Modul von GARAIO ROOMS ermöglicht es Ihnen, im gleichen Schritt mit der Raumreservation auch zugehörige Services, wie Catering oder Angebote des Hausdienstes zu buchen.

Für spezielle Meetings wie Workshops, Referate etc. kann einfach und schnell der Hausdienst angewiesen werden, die Bestuhlung anzupassen. Hierfür sind in GARAIO ROOMS die entsprechenden Bestuhlungsvarianten und -pläne hinterlegt (z.B. Block-, Reihen- oder Konferenzbestuhlung), aus welchen der Benutzer die passende auswählen kann. Jede Bestuhlungsart kann zudem mit der benötigten Vorlaufzeit für die Umstuhlung sowie einem Kostensatz ausgestattet werden, welcher dem Benutzer bei der Reservation direkt belastet wird.

Sie planen ein längeres Meeting und benötigen neben dem passenden Raum auch noch einen Mittagsimbiss, einen Dokumentenservice, ein Blumenarrangement oder zwischendurch den technischen Dienst? In GARAIO ROOMS können Sie all diese Aufträge direkt mit Ihrer Raumreservation erfassen.

Möglich wird dies, in dem der Administrator für jeden Raum individuelle Dienstleister erfassen kann, aus deren Angebot der GARAIO ROOMS-Nutzer das jeweils passende auswählt. Auch hier zeigt sich GARAIO ROOMS sehr flexibel: Zu jedem Dienstleister können individuelle Arbeits- und Lieferzeiten, befristete Angebote, flexible Kostenmodelle oder ganze Angebots-Packages, wie unterschiedliche Apéro-Angebote, erfasst werden. Pro Catering-Option definiert werden Lieferkonditionen, Preise sowie die nötige Vorlaufzeit.

Für die Auftragsübermittlung stehen unterschiedliche Kanäle zur Verfügung, wie beispielsweise die Tages-/Wochenübersicht, automatische E-Mail-Notifikationen oder beim Dienstleister installierte Displays, die die Aufträge unmittelbar vor Ort sichtbar machen. Ergeben sich in der Bestellung kurzfristige Änderungen, werden diese in der Auflistung auffällig markiert. Sämtliche Daten der bestellten Konsumationen, Änderungen und kurzfristig annullierten Bestellungen werden zur statistischen Auswertung gespeichert.

Lassen Sie sich von den Vorzügen von GARAIO ROOMS in einer Live-Demo überzeugen.

05 -

Flexible Ansichten

Flexible Ansichten ermöglichen zu jeder Zeit transparente Übersicht in der Koordination Ihrer Meetingräume.

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GARAIO ROOMS stellt seinen Nutzern vielfältige Filter- und Ansichtsfunktionen zur Verfügung. Unterschiedliche Ansichten in Kalender- und Plannavigation ermöglichen individuelle Darstellungen, wie sie dem jeweiligen Nutzer am besten dienen.

Der Kalender in GARAIO ROOMS verschafft einen schnellen Überblick über die aktuelle Auslastung der vorhandenen Ressourcen. Im Anzeigebereich des Kalenders kann das gewünschte Datum ausgewählt werden, an welchem neue Reservationen getätigt, bestehende Buchungen verschoben oder gelöscht werden können. Neben der klassischen Tagesansicht lassen sich auch eine Arbeitswoche, eine gesamte Woche oder ein ganzer Monat anzeigen.

Sie verfügen über zahlreiche buchbare Räume und Ressourcen in einem grossen Gebäude? GARAIO ROOMS unterstützt Sie bei der Orientierung und stellt hierfür das Module „Plannavigation“ zur Verfügung. Dabei handelt es sich um eine Visualisierungshilfe, in welcher die Räumlichkeiten mittels einer Planansicht dargestellt werden. Diese Planansicht ermöglicht es, Räume mittels Stockwerk- oder Gebäudeplänen interaktiv auf grafischer Ebene zu suchen und direkt zu buchen.

06 -

Rollen & Berechtigungen

Individuelle Rollen und Berechtigungen für unterschiedliche Buchungsmöglichkeiten diverser Benutzer.

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Das Berechtigungs- und Rollenkonzept verwaltet Benutzer, Benutzergruppen, Funktionsrechte, Datenrechte und deren Konfigurationen. Um die Datensicherheit zu gewährleisten, werden den jeweiligen Benutzergruppen unterschiedliche Berechtigungs- und Funktionsrechte von einem Administrator zugewiesen.

Sie bieten diverse Services für unterschiedliche Nutzergruppen an? Sie verfügen über Räume, die nur für einen Teil Ihrer Belegschaft nutzbar sind? Kein Problem mit GARAIO ROOMS: Pro Zielgruppe wird über Berechtigungen und Konfigurationen festgelegt, welche Ressourcen und Services für wen nutz- und einsehbar sind. Damit ermöglicht GARAIO ROOMS eine individuell optimierte Sicht für unterschiedliche Benutzergruppen und stellt sicher, dass nur die berechtigte Zielgruppe Zugriff auf das jeweilige Angebot hat.

Zusätzlich kann jeder Benutzer selbst durch Filter und Einstellungen seine individuelle Sicht personalisieren und optimiert damit seinen Nutzen beim täglichen Gebrauch von GARAIO ROOMS.

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Ihre Ansprechperson

Beat Rohrbach

Head of Products